Welke taken kun je uitbesteden aan een Virtual Assistant?
Als ondernemer bestaat je werkdag waarschijnlijk uit veel meer dan alleen het werk waarvoor je ooit je bedrijf bent begonnen. Je beantwoordt e-mails, plant afspraken, houdt je website bij, maakt content en probeert ondertussen ook nog zichtbaar te blijven op social media.
Veel van deze werkzaamheden zijn belangrijk, maar hoeven niet noodzakelijk door jouzelf te worden uitgevoerd.
Een Virtual Assistant voor ondernemers kan verschillende terugkerende werkzaamheden op afstand overnemen. Maar welke taken kun je precies uitbesteden aan een Virtual Assistant? En welke werkzaamheden kun je beter zelf blijven doen? In dit artikel zetten we de mogelijkheden op een rij.
1. Agenda beheer uitbesteden
Het plannen van afspraken lijkt misschien een kleine taak, maar gedurende een werkweek kan er behoorlijk wat tijd in gaan zitten.
Nieuwe afspraken moeten worden ingepland, bestaande afspraken worden gewijzigd en soms moet er meerdere keren heen en weer worden gemaild voordat een geschikt moment is gevonden.
Een Virtual Assistant kan ondersteunen bij agenda beheer.
Denk bijvoorbeeld aan:
- afspraken inplannen;
- afspraken verzetten;
- overzicht aanbrengen in je planning;
- herinneringen verwerken;
- terugkerende afspraken organiseren.
Hierdoor hoef je minder vaak zelf met je planning bezig te zijn en blijft je agenda overzichtelijk.
Wil je hier structureel ondersteuning bij? Lees dan meer over agenda beheer uitbesteden.
2. Mailbox beheer
Hoe vaak open jij gedurende een werkdag je mailbox?
Een zakelijke inbox kan ongemerkt veel aandacht vragen. Je leest een bericht, beantwoordt het, sorteert een andere e-mail en voordat je het weet ben je alweer een kwartier verder. Een Virtual Assistant kan helpen bij mailbox beheer door structuur aan te brengen in binnenkomende e-mail.
Afhankelijk van de afspraken kan ondersteuning bijvoorbeeld bestaan uit het organiseren van berichten, aanbrengen van labels of mappen, signaleren van belangrijke e-mails en voorbereiden van conceptantwoorden. Het doel is niet dat je geen e-mail meer ziet, maar dat jij minder tijd kwijt bent aan het organiseren ervan.
3. Social media werkzaamheden uitbesteden
Social media is voor veel ondernemers een typisch voorbeeld van een terugkerende taak die gemakkelijk blijft liggen. Je wilt regelmatig iets plaatsen, maar klanten en andere werkzaamheden krijgen voorrang.
Een Virtual Assistant kan ondersteunen bij social media beheer. Denk aan het voorbereiden van berichten, content inplannen, berichten plaatsen en structuur aanbrengen in je contentplanning.
Jij kunt betrokken blijven bij de inhoud en uitstraling, terwijl een deel van het uitvoerende werk wordt overgenomen.
4. Content op je website beheren
Een nieuwe blog is geschreven, maar staat drie weken later nog steeds in een Word-document. Of er staat informatie op je website die eigenlijk allang aangepast had moeten worden. Ook dit zijn werkzaamheden die je kunt uitbesteden.
Met contentbeheer kan een Virtual Assistant bijvoorbeeld blogs plaatsen, pagina’s actualiseren, afbeeldingen verwerken en andere aangeleverde content op je website bijwerken. Zo voorkom je dat nieuwe content blijft liggen omdat je geen tijd hebt om deze zelf online te zetten.
5. Je WordPress-website laten bijhouden
Naast content zijn er regelmatig praktische wijzigingen nodig aan een website. Misschien verandert je dienstverlening, moet een afbeelding worden vervangen of wil je een bestaande pagina aanpassen. Met website beheer kun je dit soort werkzaamheden uitbesteden.
Je hoeft dan niet voor iedere kleine aanpassing zelf WordPress te openen en uit te zoeken waar iets gewijzigd moet worden. Let wel op het verschil tussen praktisch websitebeheer en technisch WordPress-onderhoud. Updates, beveiliging, back-ups en technisch onderhoud zijn andere werkzaamheden dan het dagelijkse aanpassen van content en pagina’s.
6. Producten toevoegen aan een webshop
Heb je een WooCommerce-webshop? Dan kan productbeheer behoorlijk arbeidsintensief zijn. Voor ieder product moeten mogelijk titels, omschrijvingen, afbeeldingen, prijzen, categorieën, eigenschappen en variaties worden verwerkt.
Wanneer je tientallen of honderden producten hebt, lopen die minuten per product snel op. Een Virtual Assistant kan helpen bij het vullen van je webshop. Jij levert de beschikbare productgegevens aan en de producten worden volgens de gemaakte afspraken in WooCommerce verwerkt.
7. Teksten laten schrijven
Ook het schrijven van content kun je uitbesteden. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe dienstenpagina’s, landingspagina’s of blogartikelen.
Met SEO teksten kun je content laten maken die prettig leesbaar is voor bezoekers en tegelijkertijd rekening houdt met relevante onderwerpen, zoekwoorden en zoekintenties.
Dat kan interessant zijn wanneer je wel meer content op je website wilt publiceren, maar zelf onvoldoende tijd hebt om regelmatig nieuwe teksten te schrijven.
Welke taken kun je beter niet direct uitbesteden?
Dat iets uitbesteed kán worden, betekent niet automatisch dat je het ook moet uitbesteden.
Werkzaamheden waarbij jouw persoonlijke expertise, beslissingsbevoegdheid of klantrelatie essentieel is, wil je misschien zelf blijven uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan belangrijke strategische beslissingen, specialistisch advies aan klanten of gesprekken waarbij jouw persoonlijke betrokkenheid belangrijk is.
Een goede manier om te bepalen wat je kunt uitbesteden is jezelf bij iedere terugkerende taak drie vragen te stellen:
- Moet ik dit persoonlijk doen?
- Kost deze taak mij iedere week of maand tijd?
- Kan iemand anders deze taak uitvoeren met duidelijke instructies?
Is het antwoord respectievelijk nee, ja en ja? Dan is het waarschijnlijk een interessante taak om te onderzoeken voor uitbesteding.
Met welke taken kun je het beste beginnen?
Je hoeft niet meteen tien verschillende werkzaamheden over te dragen. Begin bijvoorbeeld met één terugkerende taak die relatief veel tijd kost en eenvoudig af te bakenen is.
Dat kan je mailbox zijn, het plaatsen van socialmediaberichten of het toevoegen van producten aan je webshop. Wanneer de samenwerking goed verloopt, kun je later andere werkzaamheden toevoegen. Dat maakt de overgang overzichtelijk en geeft je de mogelijkheid om samen een praktische werkwijze op te bouwen.
Wat levert taken uitbesteden je op?
Het belangrijkste voordeel is niet simpelweg dat iemand anders een taak uitvoert. Het gaat vooral om wat jij met de vrijgekomen tijd kunt doen.
Een uur dat je niet bezig bent met producten invoeren, berichten inplannen of content plaatsen, kun je besteden aan klanten, acquisitie, je eigen dienstverlening of simpelweg een beter georganiseerde werkweek. Daarom is het verstandig om niet alleen te kijken naar wat een Virtual Assistant kost, maar ook naar welke werkzaamheden momenteel jouw eigen tijd in beslag nemen.
Wanneer is een Virtual Assistant interessant?
Een Virtual Assistant kan interessant worden wanneer je merkt dat terugkerende werkzaamheden structureel ten koste gaan van je belangrijkste werk. Dat hoeft niet pas te gebeuren wanneer je agenda volledig overloopt. Juist door op tijd bepaalde taken over te dragen, kun je voorkomen dat steeds meer kleine werkzaamheden zich opstapelen.
Wil je weten welke mogelijkheden er zijn? Bekijk dan de dienst Virtual Assistant of lees meer over een virtueel assistent voor ondernemers.
Welke taken zou jij graag van je to-do-lijst halen?
Heb je iedere week werkzaamheden die veel tijd kosten, maar die je niet noodzakelijk zelf hoeft uit te voeren? Bekijk de mogelijkheden voor een Virtual Assistant voor ondernemers of neem contact op om te bespreken welke taken je kunt uitbesteden.
