7 taken die je als ondernemer beter kunt uitbesteden

7 taken die je als ondernemer beter kunt uitbesteden

Als ondernemer ben je vaak verantwoordelijk voor veel meer dan alleen het werk waarmee je eigenlijk je geld verdient. Je helpt klanten, beantwoordt e-mails, houdt je agenda bij, plaatst berichten op social media, werkt je website bij en probeert ondertussen ook nog nieuwe klanten te vinden. Veel van deze werkzaamheden zijn noodzakelijk.

Maar dat betekent niet dat je ze allemaal zelf moet uitvoeren. Door bepaalde taken uit te besteden kun je meer tijd vrijmaken voor werkzaamheden waarvoor jouw kennis en aandacht echt nodig zijn. Welke werkzaamheden zijn daarvoor geschikt? Hieronder vind je zeven taken die veel ondernemers geheel of gedeeltelijk kunnen uitbesteden.

1. Je zakelijke mailbox beheren

Hoe vaak open jij gedurende een werkdag je mailbox? Even snel kijken of er iets belangrijks binnengekomen is, lijkt misschien maar een minuut te kosten. Maar iedere keer word je uit je huidige werkzaamheden gehaald. Daarnaast bestaat een zakelijke inbox vaak uit veel meer dan alleen belangrijke klantvragen.

Denk aan:

  • algemene vragen;
  • bevestigingen;
  • nieuwsbrieven;
  • facturen;
  • afspraken;
  • leveranciers;
  • aanvragen;
  • ongewenste e-mail.

Een deel daarvan kun je laten structureren. Bij mailbox beheer kunnen e-mails bijvoorbeeld worden gesorteerd en kan duidelijk worden welke berichten jouw persoonlijke aandacht nodig hebben.

2. Je agenda en afspraken bijhouden

Een afspraak toevoegen duurt misschien maar een minuut. Maar agenda beheer bestaat uit meer.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • afspraken inplannen;
  • afspraken verplaatsen;
  • beschikbaarheid controleren;
  • dubbele afspraken voorkomen;
  • agenda overzichtelijk houden;
  • wijzigingen verwerken.

Vooral wanneer je veel afspraken met klanten hebt, kunnen deze kleine werkzaamheden bij elkaar behoorlijk wat tijd kosten. Door agenda beheer uit te besteden, houd je zelf overzicht zonder iedere wijziging persoonlijk te hoeven verwerken.

3. Social media bijhouden

Social media lijkt eenvoudig totdat je het structureel probeert te doen. Je moet onderwerpen bedenken, teksten schrijven, afbeeldingen verzamelen en vervolgens de berichten ook nog daadwerkelijk publiceren. Daarom zie je bij veel zakelijke accounts hetzelfde patroon.

Een paar weken wordt er fanatiek gepubliceerd. Daarna wordt het druk. En vervolgens verschijnt er twee maanden niets. Je kunt een deel van deze werkzaamheden uitbesteden.

Bijvoorbeeld:

  • content voorbereiden;
  • berichten maken;
  • berichten inplannen;
  • bestaande content opnieuw gebruiken;
  • een contentplanning bijhouden.

Je blijft zelf bepalen waar je bedrijf voor staat en wat je wilt communiceren, terwijl de praktische uitvoering gedeeltelijk wordt overgenomen. Bekijk hiervoor social media beheer.

4. Content voor je website maken

Een website heeft regelmatig nieuwe of aangepaste content nodig. Misschien wil je een blog publiceren. Of een nieuwe dienst toevoegen. Een bestaande pagina moet worden aangepast of je wilt eindelijk die veelgestelde klantvraag uitgebreid beantwoorden.

Het bedenken, schrijven en verwerken daarvan kost tijd. Daarom kun je ook content creatie uitbesteden. Je levert bijvoorbeeld jouw kennis, onderwerp en belangrijke informatie aan. Vervolgens kan iemand anders helpen om daar een duidelijke tekst van te maken.

5. Je WordPress website bijhouden

Hoe vaak log je in op WordPress om één kleine wijziging uit te voeren?

  • Een afbeelding vervangen.
  • Een tekst aanpassen.
  • Een nieuw blog plaatsen.
  • Een pagina wijzigen.
  • Updates controleren.

Individueel zijn het kleine werkzaamheden. Bij elkaar kosten ze iedere maand behoorlijk wat tijd. Je kunt daarom ook terugkerend WordPress onderhoud uitbesteden.

Daarbij gaat het bij Bijzonder Eigenwijs vooral om praktisch websitebeheer: content verwerken, eenvoudige wijzigingen uitvoeren en afgesproken terugkerende werkzaamheden bijhouden.

6. Producten in je webshop bijhouden

Heb je een webshop? Dan ontstaat er al snel een compleet nieuwe lijst met terugkerende werkzaamheden.

  • Nieuwe producten moeten worden ingevoerd.
  • Prijzen veranderen.
  • Productfoto’s moeten worden toegevoegd.
  • Categorieën worden aangepast.
  • Productinformatie verandert.
  • En misschien moeten er ook variaties worden toegevoegd.

Bij een klein assortiment kun je dit vaak prima zelf doen. Maar wanneer je tientallen of honderden producten hebt, kan het behoorlijk veel tijd kosten. Je kunt daarom bijvoorbeeld het vullen van je webshop uitbesteden.

Werk je met WooCommerce en gaat het vooral om terugkerende wijzigingen? Bekijk dan ook WooCommerce onderhoud.

7. Blogs en SEO-teksten schrijven

Schrijven kost tijd. Een goed artikel bestaat niet alleen uit duizend woorden typen.

Je moet bepalen:

  • waarover je gaat schrijven;
  • welke vraag je wilt beantwoorden;
  • welke informatie nodig is;
  • hoe je de tekst structureert;
  • welke pagina’s intern gelinkt worden;
  • welke titel geschikt is;
  • welke metagegevens nodig zijn.

Daarna moet het artikel vaak ook nog in WordPress worden geplaatst. Wanneer schrijven niet jouw favoriete onderdeel van ondernemen is, kun je dit gedeeltelijk of volledig uitbesteden. Je kunt bijvoorbeeld een blog laten schrijven of hulp inschakelen voor bredere SEO teksten.

Welke taken moet je juist niet uitbesteden?

Niet iedere taak is geschikt om volledig over te dragen. Werkzaamheden waarbij jouw persoonlijke expertise, beslissingsbevoegdheid of klantrelatie essentieel is, wil je misschien zelf blijven uitvoeren.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • belangrijke strategische beslissingen;
  • inhoudelijke vakinhoud die alleen jij kent;
  • gevoelige klantgesprekken;
  • prijsstrategie;
  • belangrijke financiële beslissingen;
  • eindverantwoordelijkheid voor je bedrijf.

Uitbesteden betekent dus niet dat iemand anders je bedrijf gaat runnen. Je bepaalt juist welke uitvoerende werkzaamheden iemand anders kan overnemen zodat jij meer aandacht hebt voor de onderdelen waarvoor jij nodig bent.

Begin met taken die vaak terugkomen

Je hoeft niet meteen tien werkzaamheden tegelijk uit te besteden. Begin eens met één terugkerende taak. Kijk gedurende een week welke werkzaamheden je steeds opnieuw uitvoert.

Schrijf bijvoorbeeld op hoeveel tijd je besteedt aan:

E-mail
Agenda
Social media
Website
Content
Webshop
Administratieve randzaken

Misschien ontdek je dat je iedere week vijf uur kwijt bent aan werkzaamheden die iemand anders prima kan uitvoeren. Dan heb je meteen een goede plek om te beginnen.

Kijk niet alleen naar hoeveel minuten een taak kost

Een veelgemaakte denkfout is:

“Dit kost me maar tien minuten, dus ik doe het wel even zelf.”

Maar wanneer je twintig van zulke taken per week hebt, praat je ineens over meer dan drie uur. Daarnaast kost het schakelen tussen verschillende werkzaamheden ook aandacht.

  • Je bent bijvoorbeeld bezig met een offerte.
  • Er komt een e-mail binnen.
  • Daarna pas je snel iets aan op de website.
  • Vervolgens beantwoord je een Instagrambericht.
  • En daarna moet je weer terug naar die offerte.

Het gaat dus niet alleen om de tijd van iedere afzonderlijke taak. Ook het voortdurend wisselen tussen werkzaamheden kan je werkdag versnipperen.

Wanneer is uitbesteden interessant?

Je hoeft niet eerst volledig overwerkt te zijn voordat je werkzaamheden kunt uitbesteden.

Let bijvoorbeeld op deze signalen:

  • belangrijke taken blijven liggen;
  • je werkt regelmatig ’s avonds administratie of content weg;
  • je mailbox onderbreekt voortdurend je werk;
  • je website wordt nauwelijks bijgehouden;
  • social media valt steeds stil;
  • je bent veel tijd kwijt aan werkzaamheden buiten je eigen vakgebied;
  • je hebt voldoende werk, maar te weinig tijd.

Dan kan het interessant zijn om te bekijken welke werkzaamheden overdraagbaar zijn.

Moet je meteen iemand voor veel uren inhuren?

Nee. Dat is juist een van de redenen waarom ondernemers met een Virtual Assistant kunnen werken. Je hoeft niet automatisch iemand voor meerdere dagen per week in dienst te nemen. Misschien heb je maar een paar uur ondersteuning nodig. Of alleen hulp bij één specifieke terugkerende werkzaamheid. Je kunt klein beginnen en later bekijken of je meer wilt uitbesteden.

Meer hierover lees je op Virtual Assistant voor ondernemers.

Hoe bepaal je wat je als eerste uitbesteedt?

Gebruik drie vragen.

Moet ik dit persoonlijk doen?

Als het antwoord nee is, kan de taak mogelijk worden overgedragen.

Komt deze taak regelmatig terug?

Terugkerende werkzaamheden zijn vaak interessant omdat iedere bespaarde minuut zich blijft herhalen.

Kost de taak mij relatief veel tijd?

Iets waar jij een uur mee bezig bent, kan voor iemand die dit dagelijks doet veel eenvoudiger zijn. Taken waarbij je drie keer ja antwoordt, zijn goede kandidaten om verder te bekijken.

Maak duidelijke afspraken

Uitbesteden werkt het beste wanneer beide partijen weten wat er verwacht wordt.

Spreek bijvoorbeeld af:

  • welke werkzaamheden worden uitgevoerd;
  • welke informatie nodig is;
  • wanneer werkzaamheden uitgevoerd worden;
  • welke beslissingen jij zelf neemt;
  • waarvoor eerst toestemming nodig is;
  • hoe wijzigingen worden aangeleverd.

Hoe duidelijker de werkwijze, hoe minder tijd je uiteindelijk kwijt bent aan uitleg en correcties.

Wat kan een Virtual Assistant voor je overnemen?

Een Virtual Assistant kan verschillende online en ondersteunende werkzaamheden uitvoeren.

Bij Bijzonder Eigenwijs ligt de nadruk onder andere op:

  • agenda beheer;
  • mailbox beheer;
  • social media;
  • content;
  • websitebeheer;
  • webshopwerkzaamheden;
  • SEO-teksten.

Welke werkzaamheden je uitbesteedt, hangt volledig af van wat binnen jouw bedrijf nodig is. Je hoeft dus niet een compleet pakket af te nemen wanneer je eigenlijk alleen hulp met je website of mailbox zoekt.

Veelgestelde vragen

Welke taken kun je als ondernemer uitbesteden?

Onder andere agenda beheer, mailbox beheer, social media, content, websitewerkzaamheden en webshopbeheer kunnen geschikt zijn om uit te besteden.

Welke taak kun je het beste als eerste uitbesteden?

Begin bij een terugkerende taak die veel tijd kost, maar waarvoor jouw persoonlijke expertise niet noodzakelijk is.

Is uitbesteden alleen interessant voor grote bedrijven?

Nee. Juist zzp’ers en kleine bedrijven kunnen werkzaamheden uitbesteden zonder daarvoor direct een extra medewerker in dienst te nemen.

Hoeveel werkzaamheden moet ik uitbesteden?

Dat bepaal je zelf. Je kunt beginnen met één specifieke taak en later uitbreiden wanneer dat prettig werkt.

Kan ik mijn WordPress werkzaamheden uitbesteden?

Ja. Praktische WordPress-werkzaamheden kunnen onderdeel zijn van websitebeheer.

Kan ik mijn webshop laten bijhouden?

Ja. Productinvoer, wijzigingen en andere praktische webshopwerkzaamheden kunnen worden uitbesteed.

Kan ik ook teksten laten schrijven?

Ja. Bij Bijzonder Eigenwijs kun je onder andere blogs, SEO-teksten en productomschrijvingen laten schrijven.

Wat doet een Virtual Assistant precies?

Een Virtual Assistant ondersteunt ondernemers op afstand met verschillende uitvoerende en organisatorische werkzaamheden. Welke taken worden overgenomen verschilt per samenwerking.

Welke werkzaamheden kosten jou iedere week onnodig veel tijd?

Je hoeft niet alles zelf te blijven doen. Begin met één terugkerende taak en ontdek hoeveel tijd je kunt vrijmaken voor klanten en werkzaamheden waar jouw eigen kennis echt nodig is.

Neem contact op
Gerelateerde berichten