Waarom kost je mailbox meer tijd_

Waarom kost je mailbox meer tijd dan je denkt?

Even je e-mail controleren. Het klinkt als een taak van hooguit een paar minuten. Toch kan je zakelijke mailbox ongemerkt een behoorlijk deel van je werkdag opslokken. Je opent je inbox ’s ochtends, kijkt tussendoor nog een paar keer en reageert direct wanneer er iets belangrijks binnenkomt. Aan het einde van de dag heb je misschien tientallen e-mails bekeken, beantwoord, verwijderd of doorgestuurd.

Het probleem zit daarom niet alleen in de tijd die je daadwerkelijk aan het typen van e-mails besteedt. Vooral het voortdurend controleren, beoordelen en schakelen kost tijd en aandacht. Waarom gebeurt dat en hoe kun je je zakelijke mailbox beter beheren?

Je opent je mailbox vaker dan je denkt

Veel ondernemers hebben geen vast moment waarop ze hun e-mail bekijken. De mailbox staat gewoon open. Er verschijnt een melding. Je ziet een nieuw bericht binnenkomen. Even kijken. Het bericht blijkt niet belangrijk, dus je gaat weer verder met je werk.

Tien minuten later komt er opnieuw iets binnen. Iedere afzonderlijke onderbreking lijkt onschuldig, maar bij elkaar kan het je werkdag behoorlijk versnipperen. Je bent daardoor niet alleen tijd kwijt aan e-mail. Je moet na iedere onderbreking ook weer terug naar de taak waarmee je bezig was.

Niet iedere e-mail heeft direct aandacht nodig

Een zakelijke mailbox bevat meestal verschillende soorten berichten.

Bijvoorbeeld:

  • vragen van klanten;
  • nieuwe aanvragen;
  • facturen;
  • nieuwsbrieven;
  • bevestigingen;
  • leveranciersberichten;
  • afspraken;
  • automatische meldingen;
  • reclame;
  • spam.

Toch komt alles in dezelfde inbox terecht. Daardoor moet je bij ieder nieuw bericht opnieuw bepalen:

Is dit belangrijk? Moet ik nu reageren? Kan dit wachten? Moet ik hier iets mee doen?

Juist dat voortdurende beoordelen maakt een ongeorganiseerde inbox vermoeiend.

1. Je gebruikt je inbox als takenlijst

Dit gebeurt ontzettend vaak. Je ontvangt een e-mail waar je later nog iets mee moet doen. Dus laat je hem ongelezen staan.

Daarna komt er nog één. En nog één. Voor je het weet staan er twintig ongelezen berichten in je inbox die eigenlijk twintig verschillende taken vertegenwoordigen.

Je mailbox is dan tegelijkertijd:

  • communicatiemiddel;
  • archief;
  • takenlijst;
  • geheugensteuntje;
  • planning.

Dat maakt overzicht houden lastig. Een betere werkwijze is om duidelijk onderscheid te maken tussen e-mail en taken die uit e-mail ontstaan.

2. Je leest dezelfde e-mail meerdere keren

Je opent een bericht. Je hebt op dat moment geen tijd om te reageren. Dus sluit je hem weer.

Een paar uur later open je dezelfde e-mail opnieuw. Je leest hem nog een keer en besluit opnieuw dat je later reageert. De volgende ochtend lees je hem voor de derde keer.

Een e-mail die uiteindelijk vijf minuten kost om te beantwoorden, heeft ondertussen veel vaker je aandacht gevraagd. Dat is een van de redenen waarom een volle mailbox meer tijd kost dan alleen de daadwerkelijke verwerking.

3. Alles komt in één inbox terecht

Wanneer iedere nieuwsbrief, factuur, klantvraag en automatische melding tussen elkaar staat, moet je zelf steeds onderscheid maken. Mappen en filters kunnen helpen om meer structuur aan te brengen.

Denk bijvoorbeeld aan categorieën zoals:

  • klanten;
  • leveranciers;
  • administratie;
  • facturen;
  • nieuwsbrieven;
  • te verwerken;
  • afgehandeld.

Hoe je dit precies indeelt, hangt af van je bedrijf. Het belangrijkste is dat je niet iedere dag opnieuw honderden verschillende berichten hoeft te beoordelen.

4. Je reageert op ieder bericht zodra het binnenkomt

Snel reageren voelt klantvriendelijk. Maar dat betekent niet dat iedere e-mail binnen vijf minuten beantwoord moet worden. Als je voortdurend direct reageert, bepaalt je inbox uiteindelijk hoe jouw werkdag verloopt.

Je begint aan een taak, ontvangt een bericht, reageert en gaat daarna weer verder. Vervolgens komt er opnieuw een bericht binnen. Voor sommige ondernemers werkt het beter om e-mail op vaste momenten te verwerken.

Bijvoorbeeld aan het begin van de ochtend en later op de middag. Uiteraard hangt dit af van je werkzaamheden en hoe snel klanten redelijkerwijs antwoord nodig hebben.

5. Je hebt geen duidelijke werkwijze

Wat gebeurt er nadat je een e-mail hebt gelezen?

Beantwoord je hem?

Archiveer je hem?

Maak je er een taak van?

Laat je hem staan?

Zonder vaste werkwijze blijft de inbox zich vullen.

Een eenvoudige structuur kan al helpen.

Bijvoorbeeld:

Direct afhandelen wanneer iets weinig tijd kost.

Inplannen wanneer er later werk uit voortkomt.

Doorsturen wanneer iemand anders verantwoordelijk is.

Archiveren wanneer geen actie meer nodig is.

Verwijderen wanneer je het bericht niet hoeft te bewaren.

Het hoeft geen ingewikkeld systeem te zijn. Het moet vooral consequent gebruikt kunnen worden.

Hoe houd je je zakelijke mailbox overzichtelijk?

Je hoeft niet meteen een compleet nieuw e-mailsysteem op te zetten. Begin met een paar praktische veranderingen.

Zet onnodige meldingen uit

Je hoeft niet bij ieder binnenkomend bericht direct gewaarschuwd te worden.

Schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je niet leest

Tien nutteloze e-mails per dag zijn er ongeveer 300 per maand.

Gebruik filters

Automatische berichten kunnen bijvoorbeeld direct in een aparte map terechtkomen.

Werk met vaste e-mailmomenten

Hiermee voorkom je dat je inbox de hele werkdag je aandacht vraagt.

Archiveer afgehandelde berichten

Je inbox hoeft geen compleet archief van alle ontvangen e-mail te zijn.

Hoe vaak moet je je zakelijke mailbox controleren?

Daar bestaat geen universeel antwoord op. Iemand die veel klantvragen per e-mail ontvangt, heeft een andere werkwijze nodig dan iemand die vooral telefonisch met klanten communiceert. Het doel hoeft daarom niet te zijn om je mailbox zo weinig mogelijk te openen. Het gaat erom dat jij bepaalt wanneer je e-mail behandelt, in plaats van dat iedere nieuwe e-mail automatisch bepaalt waar jij mee bezig bent.

Moet je streven naar inbox zero?

Niet per se. Inbox zero – een volledig lege inbox – kan prettig zijn, maar het hoeft geen doel op zichzelf te worden. Een inbox met vijftien goed georganiseerde berichten kan prima werkbaar zijn. Een inbox met 3.000 berichten hoeft zelfs niet automatisch een probleem te zijn wanneer je alles gemakkelijk kunt terugvinden.

Belangrijker is dat je weet:

  • welke berichten nog actie vragen;
  • welke berichten zijn afgehandeld;
  • wat prioriteit heeft;
  • wat je kunt negeren.

Overzicht is belangrijker dan het getal naast je inbox.

Welke mailboxwerkzaamheden kun je uitbesteden?

Je hoeft niet noodzakelijk iedere zakelijke e-mail zelf te verwerken.

Een Virtual Assistant kan bijvoorbeeld helpen met:

  • inbox structureren;
  • berichten sorteren;
  • spam en onnodige berichten verwijderen;
  • e-mails categoriseren;
  • standaardberichten verwerken;
  • belangrijke berichten signaleren;
  • terugkerende e-mailwerkzaamheden uitvoeren.

Welke werkzaamheden daadwerkelijk kunnen worden overgenomen, spreek je vooraf af. Voor ondersteuning hiermee kun je mailbox beheer uitbesteden.

Betekent mailboxbeheer dat iemand al je e-mails beantwoordt?

Nee. Dat hoeft helemaal niet.

Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat een Virtual Assistant alleen structuur aanbrengt en belangrijke berichten voor je klaarzet.

Of dat bepaalde terugkerende vragen volgens afgesproken richtlijnen worden verwerkt. Persoonlijke klantvragen kun je vervolgens zelf beantwoorden. Je bepaalt dus zelf hoeveel verantwoordelijkheid je wilt overdragen.

Denk ook aan privacy en vertrouwelijke informatie

Een zakelijke mailbox kan vertrouwelijke informatie bevatten. Daarom is het belangrijk om bewust om te gaan met toegang tot e-mailaccounts.

Wanneer iemand anders je mailbox beheert, maak je duidelijke afspraken over:

  • toegang;
  • vertrouwelijkheid;
  • welke berichten verwerkt mogen worden;
  • welke informatie niet gedeeld mag worden;
  • beveiliging van accounts.

Geef waar mogelijk niet simpelweg persoonlijke wachtwoorden door, maar gebruik geschikte toegangs- of accountmogelijkheden van het betreffende e-mailsysteem.

Wanneer is mailboxbeheer uitbesteden interessant?

Kijk eens kritisch naar je eigen werkdag.

Mailboxbeheer kan interessant worden wanneer:

  • je honderden ongelezen berichten hebt;
  • belangrijke e-mails tussen nieuwsbrieven verdwijnen;
  • je meerdere keren per uur je inbox controleert;
  • klanten lang op antwoord wachten;
  • je regelmatig vergeet op berichten terug te komen;
  • je iedere avond nog e-mails moet wegwerken;
  • je mailbox voortdurend je aandacht onderbreekt.

Je hoeft niet op al deze punten problemen te ervaren. Als e-mail iedere week structureel veel tijd kost, kan dat al voldoende reden zijn om je werkwijze te verbeteren.

Begin eens met één week meten

Wil je weten hoeveel tijd je mailbox werkelijk kost? Houd het één werkweek bij.

Noteer bijvoorbeeld:

  • hoe vaak je de inbox opent;
  • hoeveel tijd je aan e-mail besteedt;
  • hoeveel berichten daadwerkelijk direct aandacht nodig hadden;
  • welke soorten e-mails vaak terugkomen;
  • welke werkzaamheden iemand anders had kunnen uitvoeren.

Waarschijnlijk krijg je daarmee een veel beter beeld dan wanneer je probeert te schatten hoeveel tijd je aan e-mail besteedt.

Mailbox uitbesteden aan een Virtual Assistant

Een mailbox is een typisch voorbeeld van een terugkerende taak. Er komen iedere dag nieuwe berichten binnen. Daardoor levert één keer opruimen maar tijdelijk resultaat op wanneer er daarna geen duidelijke werkwijze wordt gebruikt. Juist daarom kan mailbox beheer geschikt zijn om structureel te organiseren of gedeeltelijk uit te besteden.

Wil je ook andere werkzaamheden bekijken die je kunt overdragen? Lees dan 7 taken die je als ondernemer beter kunt uitbesteden.

Voor bredere ondersteuning kun je daarnaast kijken naar Virtual Assistant voor ondernemers.

Veelgestelde vragen over zakelijke mailboxen

Hoe houd ik mijn zakelijke mailbox overzichtelijk?

Werk met een vaste structuur, verwijder onnodige e-mails, gebruik filters waar dat nuttig is en zorg dat duidelijk is welke berichten nog actie vragen.

Hoe vaak moet ik mijn zakelijke e-mail controleren?

Dat hangt af van je bedrijf. Voor veel ondernemers kan het helpen om e-mail op vaste momenten te behandelen in plaats van voortdurend tussendoor.

Moet mijn inbox iedere dag leeg zijn?

Nee. Een lege inbox is geen vereiste. Het belangrijkste is dat je weet welke berichten nog aandacht nodig hebben.

Kan iemand anders mijn zakelijke mailbox beheren?

Ja. Een Virtual Assistant kan bepaalde mailboxwerkzaamheden overnemen. Maak daarbij duidelijke afspraken over toegang, privacy en verantwoordelijkheden.

Moet een Virtual Assistant mijn klanten beantwoorden?

Niet noodzakelijk. Je kunt ook alleen sorteren, structureren en terugkerende werkzaamheden laten uitvoeren.

Kan ik mailboxbeheer eenmalig uitbesteden?

Een eenmalige opruiming is mogelijk, maar een mailbox blijft nieuwe berichten ontvangen. Een goede structurele werkwijze is daarom belangrijk.

Wat is het voordeel van mailboxbeheer uitbesteden?

Het kan je eigen tijd en aandacht besparen en helpen voorkomen dat belangrijke berichten verdwijnen tussen minder belangrijke e-mail. in ieder geval niet automatisch een fulltime samenwerking te betekenen.

Neem contact op
Gerelateerde berichten