Wanneer is het tijd om werk uit te besteden als zzp’er?
Als zzp’er ben je gewend om veel zelf te doen. Je voert opdrachten uit, spreekt klanten, maakt offertes, beantwoordt e-mails en houdt ondertussen je website en andere online kanalen bij. Zeker wanneer je net begint, is dat heel normaal. Maar naarmate je onderneming groeit, kan er een moment komen waarop alles zelf blijven doen juist tegen je gaat werken.
Wanneer is het verstandig om werk uit te besteden als zzp’er? En hoe bepaal je welke werkzaamheden je als eerste kunt overdragen? In dit artikel bespreken we zeven signalen waaraan je kunt merken dat het misschien tijd wordt om ondersteuning in te schakelen.
1. Je bent vooral bezig met randzaken
Kijk eens terug naar je afgelopen werkweek. Hoeveel uur heb je daadwerkelijk besteed aan het werk waarvoor klanten jou betalen? En hoeveel tijd ging zitten in e-mails, afspraken plannen, content plaatsen, wijzigingen aan je website en andere terugkerende werkzaamheden?
Als steeds meer van je werkweek wordt opgeslokt door randzaken, kan het interessant zijn om bepaalde werkzaamheden uit te besteden. Dat betekent niet dat die werkzaamheden onbelangrijk zijn. Integendeel: een goed georganiseerde mailbox, actuele website en duidelijke planning zijn belangrijk voor je onderneming.
De vraag is vooral:
Moet jij degene zijn die ze uitvoert?
Een Virtual Assistant voor zzp’ers kan ondersteunen bij werkzaamheden waarvoor jouw persoonlijke vakkennis niet noodzakelijk is.
2. Je to-do-lijst wordt steeds langer
Iedere ondernemer heeft weleens een drukke week. Dat betekent niet dat je onmiddellijk werk moet gaan uitbesteden. Het wordt anders wanneer dezelfde werkzaamheden structureel blijven liggen. Je wilt al weken een pagina op je website aanpassen. Er staan nieuwe producten klaar die nog aan je webshop moeten worden toegevoegd. Een blog is geschreven, maar nog steeds niet gepubliceerd.
Dat zijn signalen dat je misschien simpelweg onvoldoende tijd hebt om alles zelf uit te voeren. Met website beheer, contentbeheer of ondersteuning bij webshop vullen kun je juist dit soort praktische werkzaamheden uit handen geven.
3. Je controleert voortdurend je mailbox
E-mail kan ongemerkt een enorme afleiding worden. Je bent geconcentreerd aan het werk, ziet een nieuwe melding binnenkomen en besluit snel even te kijken. Vervolgens beantwoord je het bericht en zie je nog twee andere e-mails waarop je eigenlijk ook moet reageren.
Voor je het weet ben je twintig minuten verder. Wanneer dit meerdere keren per dag gebeurt, raakt je werkdag versnipperd. Met mailbox beheer kun je ondersteuning krijgen bij het organiseren van je zakelijke inbox. Welke werkzaamheden precies worden uitgevoerd, spreek je vooraf af.
Het doel is niet dat je geen controle meer hebt over je e-mail, maar dat je minder tijd kwijt bent aan het voortdurend organiseren ervan.
4. Je agenda bepaalt je hele werkdag
Afspraken maken kost soms verrassend veel tijd. Een klant kan maandag niet. Jij stelt dinsdag voor. De klant kan alleen donderdagmiddag. Vervolgens moet er opnieuw in de agenda worden gekeken. Eén afspraak is geen probleem. Maar wanneer je regelmatig afspraken maakt, verzet en opvolgt, kan dit een terugkerende taak worden.
Met agenda beheer kun je een deel van deze werkzaamheden uitbesteden. Dat kan vooral interessant zijn wanneer je veel klantgesprekken, kennismakingen of andere afspraken hebt en je planning steeds meer aandacht vraagt.
5. Marketing gebeurt alleen wanneer je tijd over hebt
Voor veel zzp’ers is marketing het eerste wat verdwijnt wanneer het druk wordt. Je wilt een blog schrijven. Je zou eigenlijk iets op social media moeten plaatsen. Je website kan nieuwe content gebruiken.
Maar betalende klanten gaan voor. Begrijpelijk, maar hierdoor kan er een patroon ontstaan waarbij je alleen aan je online zichtbaarheid werkt wanneer het rustig is. Sommige van deze werkzaamheden kun je uitbesteden.
Met social media beheer kun je ondersteuning krijgen bij het voorbereiden, plannen en plaatsen van content. Met SEO teksten kun je nieuwe webteksten of blogs laten schrijven. Zo hoef je niet alle uitvoerende marketingwerkzaamheden persoonlijk te doen.
6. Je stelt werkzaamheden uit omdat je ze niet leuk vindt
Iedere ondernemer heeft werkzaamheden waar hij of zij minder energie van krijgt. Misschien vind je het prima om uren met klanten te werken, maar zie je enorm op tegen het invoeren van producten in WooCommerce. Of je vindt het leuk om ideeën voor content te bedenken, maar niet om alles vervolgens in WordPress te zetten en op te maken.
Juist terugkerende werkzaamheden die je structureel uitstelt, kunnen interessante kandidaten zijn om uit te besteden. Maak eens een lijst met drie categorieën:
Wat moet ik zelf doen?
Werkzaamheden waarvoor jouw kennis of persoonlijke betrokkenheid noodzakelijk is.
Wat wil ik zelf doen?
Werkzaamheden die je leuk vindt of bewust zelf wilt houden.
Wat kan iemand anders doen?
Terugkerende werkzaamheden die overdraagbaar zijn.
7. Jouw tijd is ergens anders meer waard
Als zzp’er is tijd een beperkte factor. Stel dat je drie uur nodig hebt om allerlei administratieve en online werkzaamheden uit te voeren. Als je die drie uur ook aan een betaalde opdracht had kunnen besteden, hebben die werkzaamheden indirect een prijs.
Dat betekent niet dat je automatisch alles moet uitbesteden zodra iemand anders het goedkoper kan uitvoeren. Je moet ook rekening houden met de tijd die nodig is om werkzaamheden over te dragen, instructies te geven en samen te werken. Maar wanneer een taak structureel terugkomt, gemakkelijk overdraagbaar is en jouw tijd elders waardevoller is, wordt uitbesteden interessanter.
Wat kun je als zzp’er als eerste uitbesteden?
Begin klein.
Je hoeft niet op maandag te besluiten dat iemand vanaf dinsdag je halve onderneming overneemt.
Kies bij voorkeur één of twee werkzaamheden die:
- regelmatig terugkomen;
- duidelijk uit te leggen zijn;
- relatief veel tijd kosten;
- jouw persoonlijke expertise niet vereisen;
- eenvoudig gecontroleerd kunnen worden.
Je kunt bijvoorbeeld beginnen met mailbox beheer, het plaatsen van content of het toevoegen van producten aan je webshop. Wanneer dat goed werkt, kun je later meer werkzaamheden overdragen.
Hoeveel werk moet je hebben voordat je gaat uitbesteden?
Er bestaat geen minimaal aantal uren of bepaalde omzet waarbij iedere zzp’er zou moeten beginnen met uitbesteden. Voor de ene zelfstandige kan twee uur ondersteuning per maand al nuttig zijn. Voor iemand anders wordt het pas interessant wanneer er iedere week verschillende terugkerende werkzaamheden zijn.
Kijk daarom niet alleen naar hoeveel werk je hebt, maar vooral naar waar je eigen tijd naartoe gaat. Als je iedere maand uren besteedt aan dezelfde overdraagbare werkzaamheden, kun je berekenen of het interessanter wordt om daar ondersteuning voor in te schakelen.
Is werk uitbesteden hetzelfde als personeel aannemen?
Nee. Wanneer je een werknemer in dienst neemt, ontstaat een arbeidsrelatie. Wanneer je werkzaamheden uitbesteedt aan een zelfstandig ondernemer, koop je een dienst in op basis van afspraken tussen ondernemingen.
Daarom kan een Virtual Assistant interessant zijn voor een zzp’er die wel extra ondersteuning kan gebruiken, maar niet op zoek is naar een werknemer. Het is wel belangrijk dat de samenwerking in de praktijk ook daadwerkelijk past bij zelfstandig ondernemerschap en de toepasselijke regels.
Wanneer kun je beter nog niet uitbesteden?
Uitbesteden is niet automatisch de juiste oplossing. Wanneer je nauwelijks inkomsten hebt, zelf voldoende tijd beschikbaar hebt of nog niet duidelijk weet welke werkzaamheden je wilt overdragen, kan het verstandiger zijn om eerst meer structuur in je eigen processen aan te brengen.
Ook werkzaamheden waarvoor iedere keer uitgebreide uitleg nodig is, zijn niet altijd efficiënt om direct uit te besteden. Begin daarom met taken die duidelijk, herhaalbaar en overdraagbaar zijn.
Van alles zelf doen naar bewust ondernemen
Werk uitbesteden betekent niet dat je minder betrokken bent bij je onderneming. Het betekent dat je bewuster kijkt naar welke werkzaamheden jouw eigen tijd nodig hebben.
Misschien moet jij degene zijn die klanten adviseert, offertes bespreekt of nieuwe diensten ontwikkelt. Maar dat betekent niet automatisch dat je ook iedere afbeelding moet plaatsen, iedere afspraak zelf moet inplannen en ieder product persoonlijk in WooCommerce moet invoeren.
Wil je weten welke werkzaamheden je allemaal kunt overdragen? Lees dan ook Welke taken kun je uitbesteden aan een Virtual Assistant? Wil je specifiek ondersteuning voor jouw eigen onderneming bekijken? Lees dan meer over een virtueel assistent voor zzp’ers.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet je als zzp’er werk uitbesteden?
Dat kan interessant worden wanneer terugkerende werkzaamheden structureel veel tijd kosten, belangrijke taken blijven liggen of je eigen tijd beter aan klanten en je vak kan worden besteed.
Welke taken kun je als zzp’er uitbesteden?
Denk aan agenda- en mailboxbeheer, social media, content plaatsen, websitebeheer en het invoeren van producten in een webshop. Welke taken geschikt zijn, hangt af van jouw onderneming.
Moet je veel omzet hebben om werk uit te besteden?
Er bestaat geen vast omzetbedrag waarbij uitbesteden automatisch verstandig wordt. Kijk vooral naar de kosten van ondersteuning, hoeveel tijd een taak kost en wat je met de vrijgekomen tijd kunt doen.
Is een Virtual Assistant alleen geschikt voor drukke zzp’ers?
Nee. Ook wanneer je nog niet extreem druk bent, kan ondersteuning interessant zijn als bepaalde terugkerende werkzaamheden je structureel afhouden van belangrijker werk.
Kan ik beginnen met een paar uur ondersteuning?
Ja. Je kunt klein beginnen met één of enkele duidelijk afgebakende werkzaamheden en later uitbreiden wanneer daar behoefte aan ontstaat.
Welke taak kan ik het beste als eerste uitbesteden?
Begin bij een terugkerende taak die veel tijd kost, eenvoudig overdraagbaar is en waarvoor jouw persoonlijke expertise niet noodzakelijk is.
Welke werkzaamheden wil jij van je to-do-lijst halen?
Merk je dat terugkerende werkzaamheden steeds meer tijd vragen? Met een Virtual Assistant voor zzp’ers kun je bepaalde taken uitbesteden en zelf meer tijd vrijhouden voor klanten en je vak.
