Wat is een Virtual Assistant_

Wat is een Virtual Assistant?

Een Virtual Assistant, vaak afgekort tot VA, is iemand die ondernemers en bedrijven op afstand ondersteunt met verschillende werkzaamheden. In plaats van dat een medewerker bij jou op kantoor werkt, worden de werkzaamheden online uitgevoerd.

Dat kunnen organisatorische taken zijn, zoals het beheren van een agenda of mailbox, maar ook werkzaamheden rondom social media, websites, webshops en online content. Welke werkzaamheden een Virtual Assistant uitvoert, verschilt per VA. De één specialiseert zich bijvoorbeeld in administratie, terwijl een ander zich vooral richt op online ondersteuning. Bij Bijzonder Eigenwijs ligt de nadruk op praktische online ondersteuning voor ondernemers.

Wat betekent Virtual Assistant?

Letterlijk vertaald betekent Virtual Assistant virtuele assistent. Het woord virtual verwijst hierbij vooral naar de manier waarop wordt samengewerkt: op afstand. Een Virtual Assistant hoeft dus niet bij jou op kantoor aanwezig te zijn om werkzaamheden uit te voeren.

Communicatie, bestanden en opdrachten kunnen bijvoorbeeld digitaal worden gedeeld. Hierdoor kan een ondernemer samenwerken met een VA die zich ergens anders in Nederland of zelfs in een ander land bevindt.

Wat doet een Virtual Assistant?

Er bestaat geen vaste lijst met werkzaamheden die iedere Virtual Assistant uitvoert. Het hangt af van de kennis, ervaring en specialisatie van de VA.

Voorbeelden van werkzaamheden zijn:

  • agenda’s beheren;
  • mailboxen bijhouden;
  • social media ondersteunen;
  • content plaatsen;
  • blogs verwerken;
  • websites bijhouden;
  • producten invoeren in webshops;
  • SEO-teksten schrijven;
  • informatie verwerken;
  • terugkerende online werkzaamheden uitvoeren.

Bij Bijzonder Eigenwijs kun je verschillende van deze werkzaamheden uitbesteden aan een Virtual Assistant.

Wat is het verschil tussen een Virtual Assistant en een gewone assistent?

Het belangrijkste verschil is meestal de manier waarop wordt samengewerkt. Een traditionele assistent werkt bijvoorbeeld bij een bedrijf op kantoor en kan in loondienst zijn. Een Virtual Assistant werkt doorgaans zelfstandig en op afstand. Dat betekent ook dat je een VA niet per definitie voor een volledige werkweek nodig hebt.

Misschien heb je iedere week een paar uur ondersteuning nodig. Of alleen hulp met één specifieke taak. Dat maakt deze vorm van ondersteuning interessant voor ondernemers die wel werkzaamheden willen uitbesteden, maar niet direct iemand in dienst willen nemen.

Welke werkzaamheden kun je aan een Virtual Assistant uitbesteden?

Dat verschilt per ondernemer. Bij Bijzonder Eigenwijs ligt de nadruk op de volgende werkzaamheden.

Agenda beheer

Afspraken verwerken, wijzigingen bijhouden en helpen om de zakelijke agenda overzichtelijk te houden.

Meer hierover lees je bij agenda beheer uitbesteden.

Mailbox beheer

Een volle zakelijke inbox kost iedere dag tijd. Bij mailbox beheer kan worden geholpen met het structureren en verwerken van terugkerende e-mailwerkzaamheden.

Social media beheer

Content voorbereiden, berichten inplannen en helpen om regelmatig zichtbaar te blijven. Bekijk hiervoor social media beheer uitbesteden.

Contentbeheer

Bestaande en nieuwe online content verwerken, plaatsen en actueel houden.

Meer hierover vind je bij contentbeheer.

Website beheer

Teksten wijzigen, afbeeldingen vervangen, blogs plaatsen en andere praktische werkzaamheden aan een website uitvoeren.

Bekijk hiervoor website beheer.

Webshop vullen

Nieuwe producten toevoegen, productinformatie verwerken, afbeeldingen plaatsen en bestaande producten bijwerken.

Bekijk webshop vullen voor deze dienstverlening.

SEO-teksten schrijven

Ook het maken van content voor websites kan worden uitbesteed. Denk aan blogs, landingspagina’s en andere teksten die zowel voor bezoekers als zoekmachines duidelijk worden opgebouwd.

Bekijk hiervoor SEO teksten laten schrijven.

Voor wie is een Virtual Assistant geschikt?

Een Virtual Assistant kan interessant zijn voor verschillende soorten ondernemers.

Bijvoorbeeld:

ZZP’ers

Als zzp’er ben je vaak tegelijkertijd vakman, verkoper, planner, marketeer en administratief medewerker. Door bepaalde werkzaamheden uit te besteden hoef je niet alles zelf te blijven doen. Bekijk ook Virtual Assistant voor zzp’ers.

Kleine bedrijven

Binnen kleine bedrijven zijn werkzaamheden vaak verdeeld over een beperkt aantal mensen. Een VA kan dan extra ondersteuning bieden zonder dat voor iedere taak een aparte medewerker nodig is.

Bekijk Virtual Assistant voor kleine bedrijven.

Webshopeigenaren

Webshops hebben veel terugkerende werkzaamheden. Producten toevoegen, productinformatie aanpassen en content bijhouden zijn daar voorbeelden van. Daarom kan een Virtual Assistant voor webshops interessant zijn.

Waarom werken ondernemers met een Virtual Assistant?

Een belangrijke reden is tijd. Veel ondernemers zijn iedere week uren bezig met werkzaamheden die noodzakelijk zijn, maar niet per se door henzelf uitgevoerd hoeven te worden.

Een voorbeeld:

Je bent goed in je vak en kunt in één uur betaald werk uitvoeren voor een klant. Tegelijkertijd besteed je iedere week meerdere uren aan je mailbox, website, social media en andere ondersteunende werkzaamheden.

Dan kan het logisch zijn om te bekijken welke taken iemand anders kan uitvoeren. Het doel is niet om zomaar zoveel mogelijk uit te besteden. Het gaat erom dat jij je tijd kunt besteden aan werkzaamheden waarbij jouw eigen kennis of aanwezigheid daadwerkelijk nodig is.

Is een Virtual Assistant een werknemer?

Niet automatisch. Veel Virtual Assistants werken als zelfstandig ondernemer en voeren werkzaamheden uit voor meerdere klanten. Je neemt dan een dienst af in plaats van dat je iemand rechtstreeks in dienst neemt. De exacte afspraken over werkzaamheden, beschikbaarheid, tarieven en samenwerking maak je vooraf met de VA.

Werkt een Virtual Assistant altijd op afstand?

Meestal wel. Dat is juist waar het begrip Virtual Assistant vandaan komt. Veel werkzaamheden kunnen volledig online worden uitgevoerd.

Denk aan:

  • WordPress;
  • WooCommerce;
  • e-mail;
  • agenda’s;
  • socialmediaplatformen;
  • documenten;
  • online planningsprogramma’s.

Voor werkzaamheden waarvoor fysieke aanwezigheid noodzakelijk is, is een Virtual Assistant meestal niet de aangewezen oplossing.

Heb je een Virtual Assistant iedere week nodig?

Niet noodzakelijk. Sommige ondernemers hebben iedere week terugkerende werkzaamheden. Andere ondernemers hebben bijvoorbeeld tijdelijk ondersteuning nodig bij een project.

Denk aan het invoeren van een groot aantal producten in WooCommerce of het vullen van een nieuwe website. Daarom kan ondersteuning zowel regelmatig als voor een specifieke opdracht interessant zijn.

Wat kost een Virtual Assistant?

De kosten verschillen per Virtual Assistant en zijn onder andere afhankelijk van:

  • soort werkzaamheden;
  • ervaring;
  • specialisatie;
  • aantal uren;
  • eenmalige of terugkerende ondersteuning;
  • manier waarop de samenwerking wordt ingericht.

Alleen naar het uurtarief kijken geeft daarom niet altijd een volledig beeld. Een gespecialiseerde VA kan een bepaalde taak bijvoorbeeld sneller uitvoeren dan iemand die het werk nog moet leren.

Bij Bijzonder Eigenwijs kun je de actuele mogelijkheden bekijken op de tarievenpagina.

Wat kun je beter niet uitbesteden?

Niet alles binnen je bedrijf hoeft naar een Virtual Assistant. Werkzaamheden waarbij jouw persoonlijke kennis, verantwoordelijkheid of relatie met de klant belangrijk is, kun je beter zelf blijven uitvoeren.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • strategische bedrijfsbeslissingen;
  • vertrouwelijke gesprekken waarvoor jouw aanwezigheid nodig is;
  • specialistische vakinhoud die alleen jij kent;
  • financiële beslissingen;
  • eindverantwoordelijkheid voor je onderneming.

Een VA ondersteunt jouw bedrijf. De ondernemer blijft zelf bepalen welke richting het bedrijf opgaat.

Hoe begin je met een Virtual Assistant?

Je hoeft niet meteen je halve bedrijf over te dragen. Begin bijvoorbeeld met één taak die iedere week terugkomt. Dat kan je mailbox zijn. Of social media. Misschien is het juist je website die steeds blijft liggen. Houd eens een week bij welke terugkerende werkzaamheden je uitvoert en hoeveel tijd ze kosten. Daarna kun je bepalen welke werkzaamheden je zou kunnen overdragen.

In het blog 7 taken die je als ondernemer beter kunt uitbesteden vind je hiervoor concrete voorbeelden.

Virtual Assistant inschakelen bij Bijzonder Eigenwijs

Bij Bijzonder Eigenwijs ligt de nadruk op praktische online ondersteuning.

Je kunt bijvoorbeeld hulp krijgen met je:

  • agenda;
  • mailbox;
  • social media;
  • content;
  • website;
  • webshop;
  • SEO-teksten.

Je hoeft daarbij niet automatisch alle werkzaamheden uit handen te geven. We kunnen juist kijken welke taken jou op dit moment de meeste tijd kosten en waar ondersteuning daadwerkelijk iets oplevert. Bekijk Virtual Assistant voor ondernemers wanneer je wilt weten welke mogelijkheden er zijn.

Veelgestelde vragen over Virtual Assistants

Waar staat VA voor?

VA is de veelgebruikte afkorting van Virtual Assistant.

Wat is een Virtual Assistant?

Een Virtual Assistant is iemand die ondernemers of bedrijven op afstand ondersteunt met verschillende werkzaamheden.

Wat doet een Virtual Assistant?

Dat verschilt per VA. Werkzaamheden kunnen bijvoorbeeld bestaan uit agenda- en mailboxbeheer, social media, content, websitebeheer en webshopondersteuning.

Werkt een Virtual Assistant vanuit huis?

Veel Virtual Assistants werken op afstand vanuit een eigen werkplek. De locatie is voor veel online werkzaamheden niet belangrijk.

Is een Virtual Assistant alleen voor zzp’ers?

Nee. Zowel zzp’ers als kleine bedrijven en andere organisaties kunnen gebruikmaken van een VA.

Kan een Virtual Assistant mijn website bijhouden?

Dat hangt af van de diensten van de betreffende VA. Bij Bijzonder Eigenwijs behoort praktisch website beheer tot de mogelijkheden.

Kan een VA mijn webshop vullen?

Ja, wanneer de VA webshopondersteuning aanbiedt. Bij Bijzonder Eigenwijs kun je onder andere producten laten toevoegen aan WooCommerce.

Kan ik een Virtual Assistant voor een paar uur inschakelen?

Dat hangt af van de werkwijze en voorwaarden van de VA. Ondersteuning hoeft in ieder geval niet automatisch een fulltime samenwerking te betekenen.

Neem contact op
Gerelateerde berichten