Welke werkzaamheden kun je als klein bedrijf uitbesteden?
Binnen een klein bedrijf zijn de taken vaak verdeeld over een beperkt aantal mensen. Daardoor doet iedereen meestal nét iets meer dan alleen zijn of haar eigen functie. De eigenaar beantwoordt tussendoor e-mails, een medewerker plaatst af en toe iets op social media en iemand anders probeert de website actueel te houden.
Dat werkt zolang er voldoende tijd beschikbaar is. Maar wanneer het bedrijf groeit of drukker wordt, kunnen juist deze terugkerende werkzaamheden steeds vaker blijven liggen. Dan ontstaat de vraag: welke werkzaamheden kun je als klein bedrijf uitbesteden?
Door bewust te bepalen welke taken intern moeten blijven en welke werkzaamheden extern uitgevoerd kunnen worden, kun je binnen je eigen team tijd vrijmaken voor klanten en de belangrijkste bedrijfsactiviteiten. Een Virtual Assistant voor kleine bedrijven kan daarbij een praktische vorm van ondersteuning zijn.
1. Agenda en planning
Afspraken plannen lijkt misschien geen grote taak. Toch kan er binnen een bedrijf behoorlijk wat tijd verloren gaan aan het afstemmen, wijzigen en opnieuw plannen van afspraken. Vooral wanneer verschillende mensen klantgesprekken, kennismakingen of andere zakelijke afspraken hebben, kan ondersteuning bij de planning prettig zijn.
Met agenda beheer kunnen bepaalde terugkerende werkzaamheden rondom de zakelijke agenda worden uitbesteed.
Denk bijvoorbeeld aan:
- afspraken inplannen;
- afspraken wijzigen;
- beschikbare momenten afstemmen;
- terugkerende afspraken verwerken;
- overzicht houden in de planning.
Zo hoeft niet iedere afspraak tussendoor door de eigenaar of een andere medewerker te worden geregeld.
2. Zakelijke mailbox beheren
Een mailbox is een ander goed voorbeeld van een taak die gedurende de dag steeds kleine stukjes tijd vraagt. Berichten komen binnen, moeten worden gelezen, gesorteerd en soms doorgestuurd naar de juiste persoon. Binnen een klein bedrijf kan mailbox beheer daarom een interessante taak zijn om uit te besteden.
Welke e-mails daadwerkelijk zelfstandig behandeld kunnen worden, hangt natuurlijk af van je bedrijf en de gemaakte afspraken. Belangrijke inhoudelijke of specialistische klantvragen kunnen intern blijven, terwijl ondersteuning mogelijk is bij het organiseren en structureren van de inbox.
3. Social media werkzaamheden
Wie is binnen jouw bedrijf verantwoordelijk voor social media? Bij kleine bedrijven is het antwoord regelmatig: degene die er tijd voor heeft. Daardoor kan er een onregelmatig patroon ontstaan. Tijdens rustige weken verschijnen er berichten en wanneer het druk wordt, gebeurt er wekenlang niets. Met social media beheer kun je een deel van deze werkzaamheden uitbesteden.
Denk bijvoorbeeld aan het voorbereiden, plannen en plaatsen van berichten volgens vooraf gemaakte afspraken. Je bedrijf bepaalt zelf de uitstraling en boodschap. De uitvoering hoeft vervolgens niet iedere keer bij iemand uit het eigen team terecht te komen.
4. Content op de website plaatsen
Nieuwe content maken is één ding. Ervoor zorgen dat deze daadwerkelijk online verschijnt is iets anders. Misschien heeft iemand binnen het bedrijf een blog geschreven, maar moet deze nog worden opgemaakt en gepubliceerd. Of een dienstenpagina bevat informatie die inmiddels veranderd is.
Met contentbeheer kun je dergelijke uitvoerende werkzaamheden uitbesteden.
Denk aan:
- blogs plaatsen;
- teksten aanpassen;
- afbeeldingen verwerken;
- nieuwsberichten publiceren;
- bestaande content actualiseren.
Hierdoor hoeft iemand binnen het bedrijf niet iedere keer WordPress te openen voor een kleine wijziging.
5. Websitebeheer uitbesteden
Naast nieuwe content zijn er vaak praktische aanpassingen aan een website nodig. Een medewerker vertrekt, openingstijden veranderen, er komt een nieuwe dienst bij of een afbeelding moet worden vervangen.
Wanneer niemand binnen het team specifiek verantwoordelijk is voor de website, blijven dit soort werkzaamheden gemakkelijk liggen. Met website beheer kunnen praktische wijzigingen aan een bestaande WordPress-website worden uitgevoerd.
Daarbij gaat het om het inhoudelijke dagelijkse beheer. Technisch WordPress-onderhoud, hosting en complexe technische werkzaamheden zijn andere diensten.
6. Werkzaamheden aan een webshop
Heeft jouw bedrijf een WooCommerce-webshop? Dan komen daar weer andere terugkerende werkzaamheden bij. Nieuwe producten moeten worden ingevoerd, afbeeldingen geplaatst en productinformatie aangepast.
Je kunt bijvoorbeeld het vullen van je webshop uitbesteden wanneer deze werkzaamheden binnen je eigen team te veel tijd kosten. Ook een grote eenmalige hoeveelheid nieuwe producten kan een goede reden zijn om tijdelijk extra ondersteuning in te schakelen.
7. Teksten voor de website
Niet ieder klein bedrijf heeft iemand in dienst die regelmatig webteksten of blogs schrijft. Wanneer je wel nieuwe content wilt publiceren, kun je ook dit uitbesteden.
Met SEO teksten kun je bijvoorbeeld nieuwe landingspagina’s, dienstenpagina’s en blogs laten schrijven. Jouw kennis van het bedrijf blijft daarbij belangrijk. Goede input over je diensten, klanten en werkwijze vormt de basis voor content die daadwerkelijk bij je onderneming past.
Welke werkzaamheden kun je beter intern houden?
Niet iedere taak is geschikt om extern uit te besteden. Werkzaamheden waarbij specifieke vakkennis, financiële bevoegdheden, gevoelige bedrijfsinformatie of belangrijke beslissingen nodig zijn, kunnen beter binnen het eigen team blijven of vragen om specialistische ondersteuning. Denk bijvoorbeeld aan strategische bedrijfsbeslissingen, personeelszaken, financieel advies en specialistische dienstverlening aan klanten.
Een eenvoudige vraag helpt:
Heeft iemand specifieke kennis of beslissingsbevoegdheid binnen ons bedrijf nodig om deze taak goed uit te voeren?
Is het antwoord ja, dan ligt intern uitvoeren vaak meer voor de hand. Gaat het om een duidelijke, herhaalbare en goed overdraagbare taak? Dan kan uitbesteden interessanter zijn.
Welke taken kosten jouw medewerkers onnodig tijd?
Niet alleen de hoeveelheid werk is belangrijk. Kijk ook naar wie het werk nu uitvoert. Stel dat een specialist binnen jouw bedrijf iedere week twee uur bezig is met producten invoeren, berichten plaatsen of pagina’s aanpassen.
Die medewerker kan dat waarschijnlijk prima. Maar is dat ook de beste besteding van zijn of haar tijd? Door dit soort uitvoerende werkzaamheden uit te besteden, kan je eigen team meer tijd besteden aan taken waarvoor hun kennis daadwerkelijk nodig is. Dat maakt uitbesteden niet alleen een oplossing voor een te hoge werkdruk. Het kan ook helpen om werkzaamheden logischer te verdelen.
Een Virtual Assistant of een medewerker aannemen?
Dit is voor kleine bedrijven een belangrijke vraag. Wanneer je structureel veel werk hebt voor een duidelijke functie en iemand onderdeel moet worden van je organisatie, kan een medewerker aannemen logischer zijn.
Heb je daarentegen een aantal afgebakende werkzaamheden waarvoor je slechts enkele uren ondersteuning nodig hebt, dan kan externe ondersteuning interessanter zijn. Een Virtual Assistant is een zelfstandig dienstverlener en geen werknemer.
Welke vorm het beste past, hangt af van de werkzaamheden, benodigde uren, gewenste aansturing en situatie binnen je bedrijf.
Begin niet met alles tegelijk
Als je voor het eerst werkzaamheden gaat uitbesteden, hoeft niet meteen je halve bedrijfsvoering te worden overgedragen. Begin bijvoorbeeld met één terugkerend proces. Dat kan de zakelijke mailbox zijn, het plaatsen van content of het bijhouden van bepaalde onderdelen van de website.
Maak duidelijke afspraken over:
- welke werkzaamheden worden uitgevoerd;
- wie het aanspreekpunt is;
- welke toegang nodig is;
- wanneer iets moet worden uitgevoerd;
- welke werkzaamheden altijd eerst goedkeuring nodig hebben.
Wanneer dat goed werkt, kun je later andere werkzaamheden toevoegen.
Eén aanspreekpunt voor verschillende werkzaamheden
Een klein bedrijf heeft vaak geen behoefte aan vijf verschillende externe partijen voor vijf kleine taken. Daarom kan het praktisch zijn om verschillende uitvoerende werkzaamheden te combineren. Bijzonder Eigenwijs kan bijvoorbeeld ondersteuning bieden bij agenda beheer, mailbox beheer, social media beheer, contentbeheer, website beheer en webshopwerkzaamheden.
Zo kun je meerdere terugkerende online werkzaamheden bij één aanspreekpunt onderbrengen. Welke combinatie passend is, bepalen we aan de hand van de werkzaamheden binnen jouw bedrijf.
Veelgestelde vragen
Welke werkzaamheden kan een klein bedrijf uitbesteden?
Denk aan agenda- en mailboxbeheer, social media, websitecontent, praktische websiteaanpassingen, webshopwerkzaamheden en het schrijven of plaatsen van online content.
Kun je werkzaamheden uitbesteden zonder personeel aan te nemen?
Ja. Je kunt werkzaamheden ook inkopen bij een zelfstandig dienstverlener. Dat is juridisch en praktisch iets anders dan iemand in dienst nemen.
Welke taken kun je beter niet uitbesteden?
Werkzaamheden waarvoor interne beslissingsbevoegdheid, specialistische bedrijfskennis of vertrouwelijke verantwoordelijkheid noodzakelijk is, zijn niet altijd geschikt om aan een Virtual Assistant over te dragen.
Kan een Virtual Assistant meerdere taken uitvoeren?
Ja, afhankelijk van de dienstverlening kunnen verschillende werkzaamheden worden gecombineerd.
Is een Virtual Assistant geschikt voor een bedrijf met medewerkers?
Zeker. Een Virtual Assistant hoeft niet alleen een ondernemer zonder personeel te ondersteunen. Ook een klein team kan bepaalde terugkerende werkzaamheden extern laten uitvoeren.
Kun je tijdelijk ondersteuning inschakelen?
Dat kan afhankelijk van de werkzaamheden en beschikbaarheid. Dit kan bijvoorbeeld interessant zijn tijdens een drukke periode of bij een afgebakende hoeveelheid werk.
Waar begin je met werkzaamheden uitbesteden?
Begin bij een taak die regelmatig terugkomt, relatief veel tijd kost en met duidelijke instructies door iemand buiten je eigen team kan worden uitgevoerd.
Waar kan jouw team tijd besparen?
Blijven terugkerende werkzaamheden liggen of besteedt jouw team te veel tijd aan uitvoerende taken? Met een Virtual Assistant voor kleine bedrijven kun je bepaalde werkzaamheden uitbesteden en extra capaciteit creëren.elf meer tijd besteden aan klanten en je onderneming.
